まずはメールから！「仕事で文章を書く」ことが“ちょびっと”楽になる３つの魔法

「想いもネタもあるのに、指が動かない」
仕事をする上で、ほぼ全ての人が避けて通ることが出来ない行為、それが「文章を書く」ということです。
書くことが仕事の人はもちろん、顧客へのメールや報告書といった、
「仕事上のコミュニケーション」においては、「書く」ことが重要な手段ともいえるでしょう。

しかし、この「書く」ということに抵抗を覚える人も多いのでは。
そこで本コラムでは、よくあるシチュエーションの1つ、
「打ち合わせした顧客に、御礼と資料送付のメールをPCで送る」を例に、
「仕事で文章を書く」ことが、少し楽になるコツをご紹介します。

目次

1. 魔法１：外見を整える
2. 魔法２：「話し言葉」と「書き言葉」
3. 魔法３：「正しい敬語」を遣おう

魔法１：外見を整える

「人は見た目の印象が8割」とは有名な話ですが、これは文章においても同様です。
もちろん、書かれている内容そのものが本質であることは言うまでもありません。
しかし、その「中身」を伝えるため、そもそも「中身」に到達してもらうために、まずは「外見」を整えることが大切です。
早速、例を見てみましょう。

【Before】

よくある内容のメールです。これでも、特段大きな問題にならないことがほとんどでしょう。
しかし、このような何気ないメールこそ、外見を整えることが大切です。
これだけで「読みやすさ」は大きく変わり、自身の作業効率も上がります。

POINT１：内容毎に改行し、1行空けてみる。

文字が詰まっていると、画面上ではなかなか見づらいのが現実です。
内容・話題毎に1行空けることで、視覚的にも「話が変わった」ことを伝えられます。
この「1行空け」を統一することで、見た目もすっきりし、相手を「読もう」という気持ちにしてくれます。

POINT２：「宛て先」と「本文」の間を2行にしてみる。

あえて、書き出しの「宛て先」と「本文」と<を2行空けてみましょう。 すると、遠目からでも「本文がどこから始まっているか」がわかります。 上記のポイントをふまえ、外見を整えたメールがこちらです。
【After】

見た目の印象が、変わり始めました。
これは、いかなるメールでも活用できる「ルール」ですので、是非試してみてください。

魔法２：「話し言葉」と「書き言葉」

さて、先ほどのメールを読んで気づいた人もいるかと思いますが、
明らかな誤植があります。さて、どこでしょう？

そう、「御社」です。正しくは、「貴社」と記載すべきです。

これは、話し言葉と書き言葉の違いです。意味するところは同じですが、会話の中で使用するのは「御社」、文章の中で使用するべきは「貴社」と、使い分けなければならない言葉です。
細かいことではありますが、この言葉を遣うのはお客様・社外に対してです。その本質から考えても、失礼のない様、一番に気をつけたい表現でもあります。

上記は代表的な例ですが、話し言葉と書き言葉が混在する文章は違和感があり、相手にとって「読み辛い」ものになってしまいます。
この「読み辛い」は文章において最大の敵であり、どんなに素晴らしい内容も、
「読み辛い」ストレスによって、その良さが伝わらなくなってしまいますのでご注意を。

魔法３：「正しい敬語」を遣おう

「敬語は難しい。だけど間違えられない。・・・そうだ、あのフレーズを使おう！」と、多くの方が多用する「～させていただく」という表現。
みなさんも心当たりがあるのではないでしょうか。この「～させていただく」は、文法上間違いはありませんので、使用すること自体は問題ありません。
しかし、繰り返し出てくるとくどい表現であり、相手への敬意を伝えるどころか「無闇にへりくだってイヤな感じ」にも捉えられてしまいます。

さらに注意すべきなのは、謙譲語に「～させていただく」をつけることで「二重敬語」になってしまうこと。二重敬語は、失礼にあたる表現です。
そこで、敬語ー尊敬語・謙譲語・丁寧語ーをうまく組み合わせることで、この「～させていただきます攻撃」を止めることができます。

例をみてみましょう。

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ご要望いただいた資料を本メールに添付してお送りさせていただきますので、
ご確認ください。
資料に記載させていただいた内容でご不明点等ございましたら、
ご連絡いただけますでしょうか。

次回お打ち合わせはMM月DD日13時です。御社に伺わせていただきます。

↓

ご要望いただいた資料を本メールに添付致しますので、
ご確認くださいませ。
資料に記載された内容にご不明点等ございましたら、
ご連絡いただけますでしょうか。

次回お打ち合わせはMM月DD日13時です。貴社にお伺いします。

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いかがでしょうか？正しい敬語って書いてみると意外とややこしいですよね。

１．「致します」は謙譲語。
２．「資料に記載された内容」は人ではないため、敬語を使用しなくても問題ない。
３．「伺う」が謙譲語ですので、「伺う」＋「～させていただく」の二重敬語は避ける。

以上の3つを意識して文章を書くように心がけましょう。

また、「～させていただきます攻撃」のように同じ言い回しを避けるには、書いた文章を心の中で音読することが効果的です。
書いただけでは気にならなくても、音にしてみると引っかかる。そこが、文章の“伸びしろ”です。
声に出してスムーズな文章は、無音でもスムーズ、かつスマートな文章です。

今回例にあげたメール等は、コミュニケーションツールだからこそ、相手に配慮したいもの。
その思いやりは、難しい言葉を遣うことでも、突飛なことを書くわけでもなく、いつもより少し「見た目を気にすること」、「書き言葉を遣うこと」、「正しい敬語を遣うこと」で大きく伝わります。
そして嬉しいことに、一見紋切り型で面白みのないようにも感じるこれらのコツは、決して人の個性を消すものではありません。
ご自身の強みを活かすためにも、是非一度、騙されたと思って書いてみてください。