ディレクションをよりスムーズにするコミュニケーション術

こんにちは、Webディレクターの服部です。

ディレクションの要は、案件に関わる人とのコミュニケーションです。
どんなにスケジュール管理をマメにしていても、必要な情報や成果物をやりとりしている相手からスムーズに引き出せないと進行は滞ってしまいます。
コミュニケーションをできるだけスムーズにするためには、ちょっとした工夫が必要です。
その具体的な方法についてご紹介しましょう。

目次

1. 質問した後には質問の意図を補足する
2. 相手の質問の意図を考える
3. 準備ができていない時にもどこまでできているかを伝える
4. まとめ

質問した後には質問の意図を補足する

お客様やパートナー会社の方とやりとりをする中で、こちらから何かを質問する場面は多々あるはずです。
その時に、ただ質問をするだけではなく、なぜその質問をするのか補足する癖をつけましょう。
質問をされた相手は、質問の意図によってはより有効な追加の情報を出してくれるかもしれませんし、意図を伝えておくことでこちらからの追加質問を省略できる可能性があります。

具体的には以下のような例です。

A：このデータはいつまでに用意できますか？
B：来週の火曜日にはできると思います。
A：お客様が今週中に確認したいと言ってるのでなんとか今週中にできませんか？
B：では、調整して今週の金曜日の午前中には提出できるようにします。
A：あと、前回のデータと比較したいと言っていたので比較しやすいような形式でもらえますか？
B：わかりました。

上記のやりとりには3往復かかっています。
しかし、これを予め質問の意図を伝えた場合には…

A：このデータはいつまでに用意できますか？
　　お客様が今週中に見たいと言っているのでできれば今週中に用意したいです。
　　前回のデータと比較したいとのことです。
B：わかりました。金曜の午前中には提出できるように動きます。
　　前回のデータと比較しやすいような形式で渡しますね。

なんとやりとりが1往復で済んでしまいました。

最近ではチャット形式のコミュニケーションツールも増えてきたため、オンライン上であっても会話をするようにやりとりする場面がよく見られるようになりました。
しかし、そのような形式であったとしても、やりとりの数が増えることは非効率です。
できる限り、最初に背景や意図を伝えるようにしましょう。

相手の質問の意図を考える

反対に質問される側になった場合、全ての人が質問の意図や背景を伝えてくれるとは限りません。
「このデータはいつまでに用意できますか？」とだけ聞かれた場合にも、ただ「週明け予定です」と答えるのではなく、「急いでいるのかな？」と考えて「週明け提出のつもりでしたが、急ぎであれば他の業務を調整して今週の木曜日中に提出することもできます。」という回答もできるでしょう。
あるいは「この案件を先にやる予定でしたが、優先順位を入れ替えてよければ水曜日提出にできます」というような先回りの提案をすることでスムーズに進むケースがあります。

推測しきれない場合には、質問を返しましょう。
例えば「A案件の●●と同じ作業ってどれぐらいの日数でできますか？」というような質問の場合、「状況によりますが、3日〜2週間程度です」と答えるだけよりも「すぐに実施が決まりそうですか？どのサイトに対しての作業ですか？ 今だと工程が混み合っているので着手が早くとも1週間後になります。作業を実施するサイトにもよりますが、着手から3日〜1週間というところです。」と答える方がより正確な回答になりますし、質問された内容が何の案件に対してどの程度の緊急度の話なのかを事前に把握しておくこともできます。

準備ができていない時にもどこまでできているかを伝える

情報がまとまりきっていない段階で、中途半端かつ五月雨に伝えるよりも、ある程度まとまった段階で伝えよう、あるいは、まだ正確な日程が分からないから完了してから連絡しよう、ということはよくやりがちなことです。
しかし、相手にとっては何も伝えられない状況が続くのは不安ですし、予定も立てづらいものです。たとえ情報が変更になったり、日程がずれることになったとしても、事前に大枠の情報や日程の目安は知っておきたいものでしょう。
そのため、「まだ確定ではないが、今ここまで進めています」「少しずれ込むかもしれないが、この日までに用意する予定です」という情報はこまめに伝える癖をつけましょう。

まとめ

いかがでしたか？
こんなに細かく書いたものの、実は私もできていない瞬間は多々あります…笑
日々心がけることで自然と習慣になっていきますので是非意識して取り組んでみてくださいね。