仕事をスムーズに進めるタスク管理３つのコツ

仕事には欠かせないタスク管理、長年やっていてもなかなか理想の形式が確立できていないという人は多いのではないでしょうか。
アナログで管理する人、デジタルで管理する人、さまざまなやり方・方針があると思いますが、今回はアナログにもデジタルにも共通するタスク管理のコツを3つご紹介したいと思います。

目次

1. １．タスクは細分化する
2. ２．今やることリストを作る
3. ３．相手待ちの時にはタスクを作る
4. まとめ

１．タスクは細分化する

これはよく言われているタスク管理のコツの一つですが、タスクの単位をできるだけ細かくしましょうということです。

例えば「A案件の仕様書作成」というタスクの場合、他の業務をやりながらだと数日かかることがあります。
この大きい単位のままだと「今日は時間がないから明日に回そう」と思っているうちにどんどん期日が迫ってしまうのです。
ただこれを「A案件の仕様書作成ートップページ」「A案件の仕様書作成ーフォーム」「A案件の仕様書作成ー特集ページ」のように細分化しておくと、
「今日はトップページだけやっておこう」「今日は時間がないけどフォームの仕様だけなら作れそうだ」というように判断ができるので日々少しずつタスク消化ができます。

一方で、注意したいのは、単位を細かくしすぎないことです。
あまり細かく細分化してしまうとタスク管理自体に手間がかかってしまいます。
私の基準はおおよそ「数時間でできることかどうか」です。
もし、何かのタスクに取り組んでいる途中でしばらく中断しなければいけなくなったりした場合には、その時点でタスクを分離しましょう。
例えば、何かの記事を書いて校正・提出する場合に、最初は「記事作成」というタスク設定をしておきます。
ただ記事はおおよそ作成できたけど外出の時間になってしまったという場合には「記事校正・提出」という続きのタスクを作成するのです。
「記事作成」という単位で一気に終わらせてしまえる時には事前に細分化する必要はありません。

２．今やることリストを作る

タスク管理の時にやってしまいがちなのが「●月●日までにタスクAをやる」という管理の仕方です。
期日だけを管理していると、期日が近づいてから「もう明日だ！」「今日〆切だ！」などと焦ることになりやすいのです。
大事なのは「いつまでにやるか」ではなく「いつやるか」を管理することです。

前項で言ったように、ある程度細分化したタスクをどの日にやるか設定していきましょう。
そして、仕事を始める時に「今日やることリスト」を見ながら始めるのです。
当たり前のことですが、タスクは消化していかないと意味がありません。
「いつまでに」という線で描いていたスケジュールを「今日はこれ」「明日はこれ」という点での管理にすることで確実に消化ができます。
さらに言うと、今日やることリストの中でも「午前中にやることリスト」「午後にやることリスト」を大まかに線引きしておきましょう。
漠然と「今週中にこれをやる」「今日中にこれをやる」と思うよりも「今から午前中のうちにこれをやる」と考えた方が確実にタスクは消化できます。

３．相手待ちの時にはタスクを作る

1人だけで仕事をしている人は少ないと思います。
仕事には多かれ少なかれ他人とのコミュニケーションが発生します。
タスク管理する上でも、この他人とのコミュニケーションを考慮する必要があります。

例えば、Aさんに何かを確認した上でBさんにデータの作成依頼をする流れがあったとします。
Aさんがすぐに返事をくれれば特にタスク化をすることもなく、作成依頼が完了するかもしれません。
しかし、Aさんがすぐに返事をくれず、待ちの状態が発生したときには「データ作成依頼」というタスクを作っておく必要があります。
なぜなら、Aさんが数時間以内に、あるいは今日中に返事をくれるという保証はないからです。
もしAさんからの回答が2～3日後になり、そのことを自分が忘れていた場合、その業務は2～3日分遅れてしまうことになります。
そうならないために、すぐに返事が来ない時点で「データ作成依頼」というタスクを作っておけば、
「あれ？朝送ったけどまだ返事が来ないからまだこのタスクを消化できないな…急いでいるからフォローの電話をするか」
という判断ができたり、急ぎでない場合でも
「明日になって返信が来なければ電話しよう」
というように、相手の対応に左右されずに業務を進めることができます。

まとめ

タスク管理のやり方は人それぞれで、これが絶対に正しいというものはありません。
ただ、今のタスク管理のやり方がどうもうまく機能していない…という人は一度やり方を見直してみましょう。
日々やることに追われていてなかなか消化できていないという人ほど、タスク管理のやり方で改善することがあります。
(そもそもキャパオーバーしているという場合でも、そのことを自覚して、量を見える化しなければ解決しようがありません。)
是非、自分自身のタスク管理の在り方を振り返ってみてください。